TRANSPUNEREA UNEI PREFEȚE DE INVENTAR ARHIVISTIC ÎNTR-O DESCRIERE DE TIP ISAD(G)

Exemplu: Fondul Comitetul Central al Ajutorului Roșu din România

1. Problema de început
Scopul acestui studiu este de a propune o manieră de reorganizare și/sau refacere a descrierii arhivistice a unui fond simplu, cel al Comitetului Central al Ajutorului Roșu din România, deținut de Biroul de Arhive Contemporane (BAC) al Arhivelor Naționale ale României (ANR).
Necesitatățile practice de la care am pornit au fost două:
1.1. Introducerea descrierilor arhivistice în Sistemul Informatic Integrat al Arhivelor Naționale (SIIAN) presupune o reorganizare a informației care să fie conformă cu normele internaționale de descriere, și în principal cu ISAD(G). În acest sens, toate descrierile arhivistice la nivel de fond cuprinse în prefețe urmează a fi transpuse în normele internaționale.
1.2. Este necesar ca redactarea noilor prefețe (pentru fondurile care nu au fost încă prelucrate arhivistic) să fie făcută, dintru început, conform acelorași norme internaționale (iar mai jos vom prezenta un model de transpunere care este identic cu noua formă de redactare).

2. Prefața „clasică”
Conform normelor naționale, prefața unui inventar arhivistic trebuie să conțină un număr de șase elemente:
2.1. Informații succinte referitoare la creatorul fondului (anii săi extremi, sfera de activitate, schema de organizare și modificările survenite în timp, denumirile conform legislației de înființare și funcționare a instituției / organismului, sediul);
2.2. Informații cu privire la fond (genul documentelor, importanța lor istorico-documentară, cantitatea în metri liniari și unități arhivistice, sistemul de constituire a arhivei, anii extremi, eventualele lipsuri de documente și cauzele lor, starea de conservare, locurile anterioare de depozitare, instrumentele de evidență și modul lor de folosire);
2.3. Schema de ordonare a documentelor (dacă este alta decât schema de organizare a instituției / organismului creator);
2.4. Operațiunile arhivistice efectuate și ordinea efectuării lor (sistemul de ordonare, sistemul de inventariere, modul de selecționare, categoriile de documente eliminate, cotarea, modul de constituire sau de reconstituire a unităților arhivistice, alte informații cu privire la sistemul de lucru);
2.5. Resursele umane angrenate în operațiunile arhivistice și calendarul lor;
2.6. Bibliografia cu privire la creatorul fondului[1].
În urma aplicării acestor norme și a analizei informației deținute a rezultat următoarea:

PREFAŢĂ[2]
Fondul Comitetul Central al Ajutorului Roşu din România face parte din Arhiva Istorică a Partidului Comunist Român. El cuprinde documente create în anii 1923-1940 de către conducerea centrală a organizaţiei din România şi de Ajutorul Roşu Internaţional.
În concret, ele au fost create de Fracţiunea Comunistă a Ajutorului Roşu, Biroul Juridic Muncitoresc, Comitetul de Conducere al Organizaţiilor de Patronaj al Închisorilor din România şi de cadrele de conducere ale respectivelor organizaţii.
Este vorba despre un fond constituit din documente detaşate din dosarele „organelor de represiune ale regimului burghezo-moşieresc” (cf. Hotărârii Biroului Politic al CC al PCR din 30/12/1960) şi documente preluate sub formă de microfilm de la Arhiva Internaţionalei Comuniste.
Conţinutul documentelor redă activitatea organizaţiei, relaţiile organelor sale centrale cu CC al PCdR, Ajutorul Roşu Internaţional (ARI), organizaţii asemănătoare din alte ţări, precum şi cu organizaţiile subordonate.
Ponderea cea mai importantă a Fondului o reprezintă: statutele organizaţiei, rapoartele sale de activitate, documentele conferinţelor naţionale şi plenarelor Comitetului său Central, informări curente, procese verbale şi protocoalele de şedinţe, instrucţiuni pentru organele şi organizaţiile locale.
Totodată, Fondul cuprinde documente privind activitatea editorială a organelor centrale ale organizaţiei, broşuri, liste de subscripţie, manifeste, „fluturaşi”, „tipărituri cu valori” (timbre, cărţi poştale ilistrate ş.a.).
În fine, se regăsesc următoarele publicaţii: „Buletinul de presă” al Biroului Europei Centrale al Comitetului Executiv al ARI, „Buletinul MOPR” – Secţia română, „Buletinul CC al Ajutorului Roşu” – Secţia română, „Descătuşarea” – organ al Ajutorului Roşu din România şi „Solidaritatea”, organul Executivei Patronale a Închisorilor din România.
Potrivit planului metodic de lucru al Arhivei Comitetului Central al Partidului Comunist Român documentele au fost păstrate în două mape: prima, „mapa de studiu”, era constituită din copia sau originalul documentului, iar în „mapa de rezervă” se păstrau celelalte exemplare ale acestuia. În mapa folosită pentru studiu se găseşte ataşată o notă de relaţie în care se specifică sursa de provenienţă a documentului (ex. document provenit din Fond nr. 1, dosarul nr.168, fila 60).
Inventarele conţin 863 u.a., reprezentând 2,55 m.l. El cuprinde două părţi, una de la instituţia creatoare (nr. 3341), iar cealaltă prelucrată arhivistic la Arhivele Naţionale. Prima parte a fost microfilmată de creator. Documentele din cel de-al doilea inventar au fost ordonate și inventariate de arhivistul Gheorghe Șovar de la Serviciul Județean Argeș al Arhivelor Naționale, anterior prelurării lor (1993), și verificate cu existentul de arhivistul George Lazăr de la Biroul de Arhive Contemporane ale Arhivelor Naționale (iulie 2012).
Documentele vor putea fi consultate în copie, în vederea protejării integrităţii originalelor, care sunt în mare parte pe suport de hârtie foarte subţire, scrise de mână, în cerneală.
Data,
ianuarie 2012
Consilier principal,
Mircea Stănescu
Bibliografie
– Documentar cu privire la fondurile şi colecţiile arhivistice aflate în Arhiva C.C. al P.C.R., nedatat, ff. 60-61.
– Plan metodic pentru prelucrarea, ordonarea şi inventarierea fondului „Comitetul Central al Ajutorului Roşu”, 16.02.1973, 3 f.
– Plan metodic pentru microfilmarea documentelor elaborate de CC al Ajutorului Roșu din România, 2.10.1980, 4 f.

3. Ce este ISAD(G)?
Este vorba despre un set de norme internaționale de descriere arhivistică, realizate sub egida Consiliului Internațional al Arhivelor (ICA) în scopul uniformizării practicilor arhivistice la un nivel minimal[3]. Din acest motiv, aceste norme pot fi folosite fie împreună cu normele naționale, fie pot fi luate ca bază pentru redactarea unor norme naționale.
Descrierea presupune identificarea și completarea unui număr de 26 de câmpuri (elemente), care sunt repartizate în șapte zone de descriere. Dintre aceste câmpuri, doar șase sunt considerate esențiale pentru schimbul internațional de informații.
În continuare, vom face o transpunere a prefeței indicate (care agregă informațiile ce subîntind descrierea arhivistică) în formatul ISAD(G). Normele internaționale presupun completarea doar a acelor câmpuri pentru care există informații. Din motive care țin de inteligibilitatea demersului, le-am trecut însă și pe cele rămase necompletate, marcându-le la început cu un asterisc (*) și, în loc de descriere, indicând: „nu este cazul”. Totodată, le-am numerotat, convenție care nu reprezintă în nici un fel o cerință a ISAD(G).
Descrierea care urmează este făcută la nivel de fond, însă, dat fiind că are (și) rolul de a substitui o prefață „clasică”, ea agregă și informații la nivel de dosar, situație indicată în câmpul corespondent (4. Nivelul descrierii). În fine, o vom reda sub formă tabelară doar din motive de prezentare, nefiind nici aceasta o cerință a ISAD(G).

Nr. crt.
Câmpul
Descrierea
1
Cota
RO AN BU F01713
2
Titlul
Fond Comitetul Central al Ajutorului Roşu din România
3
Datele extreme
1923–1937
4
Nivelul descrierii
Fond / Dosar
5
Mărimea și suportul
unității de descriere
863 u.a., 2,55 m.l., 17 cutii.
6
Numele creatorului
Comitetul Central al Ajutorului Roşu din România
7
Istoria instituţională
Comitetul Central al Ajutorului Roşu din România a fost o structură subordonată Fracțiunii Comuniste a Ajutorului Roșu Internațional (în limba rusă, prescurtat: MOPR), organism al Cominternului. El și-a desfășurat activitatea în perioada 1923-1937 în condiții de ilegalitate. Scopul său a fost ajutorarea comuniștilor închiși și a familiilor acestora. În concret, documentele au fost create de Fracţiunea Comunistă a Ajutorului Roşu, Biroul Juridic Muncitoresc, Comitetul de Conducere al Organizaţiilor de Patronaj al Închisorilor din România şi de cadrele de conducere ale respectivelor organizaţii.
8
Istoricul păstrării
(custodiei) documentelor
Fondul face parte din Arhiva Istorică a Partidului Comunist Român. El a fost constituit din documente, în majoritate originale, detaşate din dosarele „organelor de represiune ale regimului burghezo-moşieresc” (Poliție, Justiție), în baza Hotărârii Biroului Politic al Comitetului Central al Partidului Muncitoresc Român din 30.12.1960, şi din documente  preluate sub formă de microfilm de la Arhiva Internaţionalei Comuniste (practic, arhivistic vorbind, este vorba despre o colecție).
În perioada decembrie 1989-1993 documentele au fost în custodie la Serviciul Istoric al Armatei.
Nu ne putem pronunța asupra integrității lor.
9
Modul de
preluare
Transfer de la Serviciul Istoric al Armatei prin Procesul Verbal de preluare nr. 9/254 din 30.07.1993 (Fondul nr. 4 din Arhiva Istorică a Comitetului Central al Partidului Comunist Român).
10
Prezentarea
conținutului
Conţinutul documentelor redă activitatea organizaţiei, relaţiile organelor sale centrale cu Comitetul Central al Partidului Comunist din România (PCdR), Ajutorul Roşu Internaţional (ARI), organizaţii asemănătoare din alte ţări, precum şi cu organizaţiile subordonate.
Ponderea cea mai importantă a Fondului o reprezintă: statutele organizaţiei, rapoartele sale de activitate, documentele conferinţelor naţionale şi plenarelor Comitetului său Central, informări curente, procese verbale şi protocoalele de şedinţe, instrucţiuni pentru organele şi organizaţiile locale.
Totodată, Fondul cuprinde documente privind activitatea editorială a organelor centrale ale organizaţiei, broşuri, liste de subscripţie, manifeste, „fluturaşi”, „tipărituri cu valori” (timbre, cărţi poştale ilustrate ş.a.).
În fine, în cuprinsul său se regăsesc următoarele publicaţii: „Buletinul de presă” al Biroului Europei Centrale al Comitetului Executiv al ARI, „Buletinul MOPR” – Secţia română, „Buletinul CC al Ajutorului Roşu” – Secţia română, „Descătuşarea” – organ al Ajutorului Roşu din România şi „Solidaritatea” – organul Executivei Patronale a Închisorilor din România.
11
Evaluarea,
selecționarea şi
termenele de păstrare
Păstrare permanentă.
*12
Preluări
nu este cazul.
13
Sistemul de ordonare
Documentele au fost ordonate cronologic, pe: ani, luni și zile.
14
Condiţii care
reglementează accesul
Documentele incluse în primul inventar vor putea fi consultate pe microfilm, iar cele cuprinse în al doilea inventar doar în copie, în vederea protejării integrităţii originalelor, care sunt în mare parte pe suport de hârtie subţire, scrise de mână, cu cerneală sau în creion.
*15
Condiții care
reglementează
reproducerea
nu este cazul.
16
Limba / grafia
documentelor
Română, rusă, germană, franceză, maghiară și engleză.
17
Caracteristici fizice
şi cerinţe tehnice
Documentele sunt fragile, uneori greu lizibile, deteriorate sau parțial arse.
18
Instrumente de
căutare / evidență
Mare parte dintre documente au fost inventariate la Arhiva Comitetului Central al Partidului Comunist Român (Inventar îregistrat la Arhivele Naționale sub nr. 3341, care conține u.a.: 1-841), în timp ce restul au fost inventariate la Arhivele Naționale (Inventar nr. _______, u.a.: 842-863).
19
Existenţa şi locul de
păstrare al originalelor
Biroul de Arhive Contemporane, Depozitul Văcărești 1.
20
Existenţa şi locul de
păstrare al copiilor
Documentele cuprinse în inventarul de la creator (nr. 3341) au fost microfilmate, iar microfilmul se află la Biroul de Arhive Contemporane, Depozitul Militari.
21
Surse complementare
Biroul de Arhive Contemporane mai deține:
Fond Comitetul Regional Muntenia al Ajutorului Roșu din România (1503);
Fond Comitetul Regional Transilvania al Ajutorului Roșu din România (1682);
Fond Comitetul Regional Banat al Ajutorului Roșu din România (1683);
Fond Comitetul Regional Bucovina al Ajutorului Roșu din România (1514);
Fond Comitetul Regional Basarabia al Ajutorului Roșu din România (1619);
Fond Comitetul Regional Dunărea de Jos al Ajutorului Roșu din România (1515);
Fond Comitetul Regional Dobrogea al Ajutorului Roșu din România (1513);
Fond Comitetul Regional Moldova al Ajutorului Roșu din România (1620);
Fond Comitetul Regional Prahova al Ajutorului Roșu din România (1512).
22
Bibliografie
Documentar cu privire la fondurile şi colecţiile arhivistice aflate în Arhiva CC al PCR, f.l., f.d. , ff. 60-61.
Plan metodic pentru prelucrarea, ordonarea şi inventarierea fondului „Comitetul Central al Ajutorului Roşu”, 16.02.1973, 3 f.
Plan metodic pentru microfilmarea documentelor elaborate de CC al Ajutorului Roșu din România, 2.10.1980, 4 f.
23
Note
Cunoscut și ca: Ajutorul Roșu sau MOPR, Fond nr. 4 creator.
Documentele unicat au fost ordonate fizic într-o singură mapă (dosar), numită „mapa de studiu”; documentele în mai multe exemplare au fost ordonate fizic în două mape: în „mapa de studiu” sunt păstrate copia sau originalul documentului (dacă sunt în mai multe exemplare), iar în „mapa de rezervă” restul exemplarelor. Dacă există variante ale aceluiași document, ele se regăsesc, în copie, în „mapa de studiu”. Totodată, această mapă mai conține o „notă de relaţie”, în care se specifică sursa de provenienţă a documentului (ex.: document provenit din Fond nr. 1, dosarul nr. 168, fila 60) și fișa de evidență pentru studiu.

24
Notele arhivistului
Descrierea la nivel de unitate arhivistică a fost făcută, pentru primul inventar, de către Suzana Homencu, de la Arhiva Comitetului Central al Partidului Comunist Român (1973); pentru cel de-al doilea inevntar, ea a fost făcută la Serviciul Județean Argeș al Arhivelor Naționale de către arhivistul George Șovar, și verificată la Biroul de Arhive Contemporane al Arhivelor Naționale de arhivistul George Lazăr (iulie 2012).
Descrierea la nivel de fond a fost făcută la Biroul de Arhive Contemporane al Arhivelor Naționale de către arhiviștii Mircea Stănescu (ianuarie 2012) și Daniela-Florentina Dragomir (21 noiembrie 2013). Ea a fost revizuită de Mircea Stănescu (iulie 2014).
25
Reguli sau convenţii
Descrierea a fost făcută pe baza următoarelor norme naționale și internaționale:
Norme Tehnice privind desfăşurarea activităţilor în Arhivele Naţionale, Bucureşti, Arhivele Naţionale, 1996.
ISAD(G): Norme internaţionale de descriere arhivistică, ed. a II-a, la adresa: www.ica.org/download.php?id=1693.
ISAAR(CPF): Norme internaţionale pentru fişele de autoritate arhivistică ale persoanelor juridice, persoanelor fizice şi familiilor, ed. a II-a, la adresa: www.ica.org/download.php?id=1654.
26
Data (datele) descrierii
Descrierea conținută în Inventarul de la Arhiva Istorică a Comitetului Central al Partidului Comunist Român, nr. 3341, a fost înregistrată de creator la data de 7.02.1973, iar cea conținută în Inventarul de la Arhivele Naționale, nr. _______, a fost înregistrată la data de ___________.

4. Observații
4.1. ISAD(G) aduce cu sine o detaliere a descrierii arhivistice, care nu există la nivelul normelor naționale.
4.2. Cele șase elemente conținute de prefața „clasică” au fost regrupate în câmpurile corespondente din normele internaționale.
4.3. Pentru restul informațiilor necesare descrierii am folosit Lista Fondurilor și Colecțiilor aflate în evidența Biroului de Arhive Contemporane, Dosarul Fondului, Planul Metodic de Lucru, și am consultat dosarele (unitățile arhivistice) conținute de acesta.
4.4. Noul tip de descriere aduce cu sine și modificări în limbajul folosit.
Astfel, în loc de document (componentă a unei unități arhivistice) se va spune piesă, dat fiind că documentul este definit ca informația înregistrată pe un suport, indiferent de natura acestuia; în loc de unitate arhivistică se va spune dosar (dar cei doi termeni pot fi folosiți alternativ, ca echivalenți, așa cum fac arhiviștii francezi); în loc de inventar se va spune instrument de evidență / căutare (dar și acești doi termeni pot fi folosiți alternativ, ca echivalenți, așa cum procedează arhiviștii francezi).
4.5. Sunt introduși termeni noi, precum: subfond și serie, care sunt de transpus în experiența arhivistică românească[4].

5. SIIAN
În fine, vom reda sub formă tabelară (din motive de vizibilitate) formatul ISAD(G) conținut de Sistemul Informatic Integrat (SIIAN) al Arhivelor Naționale.
Descrierea care urmează este făcută la nivel de fond, așa încât am reținut doar acele informații care corespund nivelului de descriere indicat, conformându-ne astfel regulilor de descriere la mai multe niveluri, care presupun: prezentarea de la general spre particular, adaptarea informațiilor la nivelul de descriere, legarea descrierilor și nerepetarea informațiilor. Pentru câmpurile rămase necompletate nu deținem informația necesară sau nu este cazul să fie completate.

Informații de identificare

Cotă UD
RO-AN-BU-F-1713
Indicativ în schema de ordonare
RO-AN-BU-F-1713
Cote anterioare

Text sortare

Titlu
Comitetul Central al Ajutorului Roşu din România

Titlu dedus/paralel
MOPR; Fond nr. 4 creator.
Datele extreme de creare
1923-1937
Data creării (neconsecutiv)

Data creării (observații)

Nivelul descrierii
Fond
Informații despre caracterizarea fizică a UD

Număr u.a.
863
Metri liniari
2,55
Cantitate (altă unitate de măsură)
17 cutii
Tip material arhivistic
Dosare
Informații despre context

Nume creator/proveniența

UD – creator (Legătură)

Datele extreme ale existenței creatorului

Dată de început activitate/Data nașterii

Dată sfârșit activitate/Data decesului

Istoria instituțională/Nota biografică
Comitetul Central al Ajutorului Roşu din România a fost o structură subordonată Fracțiunii Comuniste a Ajutorului Roșu Internațional (în limba rusă, prescurtat: MOPR), organism al Cominternului. El și-a desfășurat activitatea în perioada 1923-1937 în condiții de ilegalitate. Scopul său a fost ajutorarea comuniștilor închiși și a familiilor acestora. În concret, documentele au fost create de Fracţiunea Comunistă a Ajutorului Roşu, Biroul Juridic Muncitoresc, Comitetul de Conducere al Organizaţiilor de Patronaj al Închisorilor din România şi de cadrele de conducere ale respectivelor organizaţii.
Istoricul unității de descriere
Fondul face parte din Arhiva Istorică a Partidului Comunist Român. El a fost constituit din documente, în majoritate originale, detaşate din dosarele „organelor de represiune ale regimului burghezo-moşieresc” (Poliție, Justiție), în baza Hotărârii Biroului Politic al Comitetului Central al Partidului Muncitoresc Român din 30.12.1960, şi din documente  preluate sub formă de microfilm de la Arhiva Internaţionalei Comuniste (practic, arhivistic vorbind, este vorba despre o colecție).
În perioada decembrie 1989-1993 documentele au fost în custodie la Serviciul Istoric al Armatei.
Nu ne putem pronunța asupra integrității lor.
Sursa directă a preluării
Transfer de la Serviciul Istoric al Armatei prin Procesul Verbal de preluare nr. 9/254 din 30.07.1993.
Preluări asociate UD

Informații despre conținut și structură

Cuprinsul pe scurt
Conţinutul documentelor redă activitatea organizaţiei, relaţiile organelor sale centrale cu Comitetul Central al Partidului Comunist din România (PCdR), Ajutorul Roşu Internaţional (ARI), organizaţii asemănătoare din alte ţări, precum şi cu organizaţiile subordonate.
Ponderea cea mai importantă a Fondului o reprezintă: statutele organizaţiei, rapoartele sale de activitate, documentele conferinţelor naţionale şi plenarelor Comitetului său Central, informări curente, procese verbale şi protocoalele de şedinţe, instrucţiuni pentru organele şi organizaţiile locale.
Totodată, Fondul cuprinde documente privind activitatea editorială a organelor centrale ale organizaţiei, broşuri, liste de subscripţie, manifeste, „fluturaşi”, „tipărituri cu valori” (timbre, cărţi poştale ilustrate ş.a.).
În fine, în cuprinsul său se regăsesc următoarele publicaţii: „Buletinul de presă” al Biroului Europei Centrale al Comitetului Executiv al ARI, „Buletinul MOPR” – Secţia română, „Buletinul CC al Ajutorului Roşu” – Secţia română, „Descătuşarea” – organ al Ajutorului Roşu din România şi „Solidaritatea” – organul Executivei Patronale a Închisorilor din România.
Evaluare, distrugere, termene de păstrare
Păstrare permanentă.
Sistem de ordonare
Documentele au fost ordonate cronologic, pe: ani, luni și zile.
Noi preluări

UD – Diviz. schemă de clasare creator (Legătură)

UD – plan ordonare (sistem clasare) (Legătură)

Condiții de acces și utilizare

Clădire Arhivă

Condiții de acces
Documentele incluse în primul inventar vor putea fi consultate pe microfilm, iar cele cuprinse în al doilea inventar doar în copie, în vederea protejării integrităţii originalelor, care sunt în mare parte pe suport de hârtie subţire, scrise de mână, cu cerneală sau în creion.
Condiții de copiere

Limbă
Română, rusă, germană, franceză, maghiară și engleză.
Limba și grafia

Caracteristici fizice și cerințe tehnice
Documentele sunt fragile, uneori greu lizibile, deteriorate sau parțial arse.
Instrument evidență/informare
Mare parte dintre documente au fost inventariate la Arhiva Comitetului Central al Partidului Comunist Român (Inventar îregistrat la Arhivele Naționale sub nr. 3341, care conține u.a.: 1-841), în timp ce restul au fost inventariate la Arhivele Naționale (Inventar nr. __________ , u.a.: 844-863).
Fișier instrument evidență/informare

Informații despre materiale complementare

Existența și locul de păstrare al originalelor
Biroul de Arhive Contemporane, Depozitul Văcărești 1.
Existența și locul de păstrare a copiilor
Documentele cuprinse în inventarul de la creator (nr. 3341) au fost microfilmate, iar microfilmul se află la Biroul de Arhive Contemporane, Depozitul Militari.
Unități de descriere conexe
Biroul de Arhive Contemporane mai deține:
Fond Comitetul Regional Muntenia al Ajutorului Roșu din România (1503);
Fond Comitetul Regional Transilvania al Ajutorului Roșu din România (1682);
Fond Comitetul Regional Banat al Ajutorului Roșu din România (1683);
Fond Comitetul Regional Bucovina al Ajutorului Roșu din România (1514);
Fond Comitetul Regional Basarabia al Ajutorului Roșu din România (1619);
Fond Comitetul Regional Dunărea de Jos al Ajutorului Roșu din România (1515);
Fond Comitetul Regional Dobrogea al Ajutorului Roșu din România (1513);
Fond Comitetul Regional Moldova al Ajutorului Roșu din România (1620);
Fond Comitetul Regional Prahova al Ajutorului Roșu din România (1512).
Bibliografie
Documentar cu privire la fondurile şi colecţiile arhivistice aflate în Arhiva CC al PCR, f.l., f.d. , ff. 60-61.
Plan metodic pentru prelucrarea, ordonarea şi inventarierea fondului „Comitetul Central al Ajutorului Roşu”, 16.02.1973, 3 f.
Plan metodic pentru microfilmarea documentelor elaborate de CC al Ajutorului Roșu din România, 2.10.1980, 4 f.
Informații suplimentare

Observații
Documentele unicat au fost ordonate fizic într-o singură mapă (dosar), numită „mapa de studiu”; documentele în mai multe exemplare au fost ordonate fizic în două mape: în „mapa de studiu” sunt păstrate copia sau originalul documentului (dacă sunt în mai multe exemplare), iar în „mapa de rezervă” restul exemplarelor. Dacă există variante ale aceluiași document, ele se regăsesc, în copie, în „mapa de studiu”. Totodată, această mapă mai conține o „notă de relaţie”, în care se specifică sursa de provenienţă a documentului (ex.: document provenit din Fond nr. 1, dosarul nr. 168, fila 60) și fișa de evidență pentru studiu.
Informații despre responsabilitate

Ident instituție/persoană responsab. descriere
Descrierea a fost făcută la Biroul de Arhive Contemporane al Arhivelor Naționale de către arhiviștii Mircea Stănescu (ianuarie 2012) și Daniela-Florentina Dragomir (21 noiembrie 2013). Ea a fost revizuită de Mircea Stănescu (iulie 2014).
Reguli și convenții utilizate
Descrierea a fost făcută pe baza următoarelor norme naționale și internaționale :
Norme Tehnice privind desfăşurarea activităţilor în Arhivele Naţionale, Bucureşti, Arhivele Naţionale, 1996.
ISAD(G): Norme internaţionale de descriere arhivistică, ed. a II-a, la adresa: www.ica.org/download.php?id=1693.
ISAAR(CPF): Norme internaţionale pentru fişele de autoritate arhivistică ale persoanelor juridice, persoanelor fizice şi familiilor, ed. a II-a, la adresa: www.ica.org/download.php?id=1654.
Grad de finalizare

Datele creării, revizuirii sau anulării
Descrierea conținută în Inventarul de la Arhiva Istorică a Comitetului Central al Partidului Comunist Român, nr. 3341, a fost înregistrată de creator la data de 7.02.1973, iar cea conținută în Inventarul de la Arhivele Naționale, nr. _________ , a fost înregistrată la data de ________ .

6. Concluzii
6.1. Modelul de trecere a descrierii din normele naționale în cele internaționale pe care l-am prezentat poate fi reținut și pentru instrumentele de evidență / căutare (inventarele) publicate în format „clasic”, pe hârtie sau în variantă electronică. În acest caz Prefața, actualizată conform ISAD(G), va cumula informația conținută și de inventarele anterioare.
6.2. Trecerea de la normele naționale la cele internaționale aduce cu sine o revizuire a practicii noastre arhivistice.
6.3. Schimbările în practica arhivistică au, de asemenea, un reflex teoretic, ilustrat prin schimbările în terminologia folosită.
6.4. Normele naționale nu sunt astfel substituite, ci sunt repuse în discuție în unele puncte-cheie. În fapt, normele internaționale sunt doar o altă manieră de reoganizare a descrierii arhivistice.
6.5. Rezultatul acestui mod de a proceda (detaliat, specific) aduce cu sine o mai bună analiză intelectuală a documentelor de arhivă și, în special, eliminarea confuziilor dintre nivelurile de descriere (subfond / serie, serie / subserie), a asimilării acestora cu instrumentele de evidență / căutare (inventarele) sau nerepetarea informațiilor (suprimarea subdiviziunilor nejustificate).
6.6. Descrierea la mai multe niveluri presupune, la început, un anume travaliu intelectual și practic însă, odată ce a fost făcut, nu mai este necesară o revenire asupra nivelurilor deja descrise (decât pentru completarea și/sau actualizarea unor informații), ceea ce are ca efect o raționalizare și o simplificare a muncii arhivistice.

NOTE
[1] Prevedérile respective se regăsesc în Normele Tehnice ale ANR, 1996, art. 12 și 103, pp. 8 și 48.

[2] La Sala de Lecură a Arhivelor Naționale, primul inventar al fondului este însoțit de o prefață similară, redactată de colega Daniela-Florentina Dragomir, pe care însă nu am putut să o inserăm întrucât nu deținem o copie electronică a ei. Oricum, exemplul propus are doar un caracter ilustrativ.

[3] Versiunea română se găsește la adresa: www.ica.org/download.php?id=1693.

[4] A se vedea, în acest sens, studiul nostru, Fondul CC al PCR, schema sa de ordonare și ISAD(G), la adresa: http://mircea-stanescu.blogspot.ro/2014/08/fondul-cc-al-pcr-schema-sa-de-ordonare.html.

București, 13 august 2014.